Автоматический заказ поставщикам: заказ клиента сам уходит в закупку

Откуда взялся

У нас в компании одна сделка была одной закупкой «одной кучей»: кладовщик видел общий список и не понимал, что приедет от какого поставщика и когда. В сентябре придумали «зонтик»: на каждого поставщика своя поставка. Сначала это была кнопка «Заказано у…» - её просто не нажимали. За 9 дней на склад не пришло ни одной новой карточки, 44 закупки повисли, хотя все тесты были зелёными. Урок записали так: «97 зелёных тестов, а склад стоял». Задачу переформулировали: «Координатор ставит “Товар заказан” - копии по поставщикам уезжают на склад сами». С этого дня раскладка работает без кнопок.

Что делает

1. Каждые несколько минут находит закупки в стадии «Товар заказан», у которых ещё нет поставок.
2. Раскладывает позиции заказа по поставщикам: на каждого поставщика своя поставка, видная складу.
3. Читает приложенный счёт поставщика: ИНН, организацию, итог.
4. Сверяет поставщика по справочнику ИНН, затем по названию. Совпало - счёт прикладывается к поставке, ячейка наследуется.
5. Не совпало - раскладка не делается, координатор получает одно уведомление о расхождении, а не поток сообщений. Незнакомый ИНН дописывается в справочник для разбора.
6. Менеджер поправил сделку - позиции снимаются из поставок, но уже принятое на складе не трогается. Убрали всё - карточка уходит в разбор.
7. Дозаказ создаёт отдельную поставку, и заказ не собирается к отгрузке, пока она не приедет.

Что видно в цифрах

• У нас в компании с момента включения автоматически создано 211 поставок, из них 87 «зонтиков» на несколько поставщиков.
• Поставщик определён у 206 из 208 карточек. Остальные две ушли координатору как расхождение.
• В первую ночь 117 карточек прошли повторную приёмку, 96 из них чисто сошлись со счетами.
• Руками пришлось разобрать 30 строк - это то, что раньше было всей работой координатора.
• До автозаказа за 9 дней склад не получил ни одной новой карточки. После - карточки появляются сами.

Как внедряем

• Дни 1-2: разбираем, как у вас идёт заказ поставщику, собираем справочник поставщиков с ИНН и правила, какой товар у кого.
• Дни 3-4: настраиваем раскладку и чтение счетов на ваших полях и стадиях, прогоняем на прошлых заказах в тихом режиме.
• Дни 5-6: включаем на живых заказах, координатор получает уведомления о расхождениях, разбираем каждое.
• День 7: доводим справочник и правила, передаём инструкцию координатору и складу.

Что нужно от вас

• Доступ администратора к Битрикс24 и вебхук, созданный в вашем портале. Ключи и аккаунты - ваши, мы никогда не переносим чужие ключи между компаниями.
• Справочник поставщиков: название, ИНН, какие товары или бренды у кого. Если его нет, соберём вместе.
• Ответственный координатор на 2-3 часа в неделю на время запуска.
• Данные хранятся и обрабатываются на серверах в России.

Честно об ограничениях

• Качество раскладки зависит от справочника поставщиков. Нет справочника - сначала собираем его.
• Счёт читается из текстового PDF. Скан-картинку без текстового слоя придётся разбирать отдельно.
• У нас поставщик хранится в отдельном справочнике, потому что поле в CRM завести не удалось. У вас сразу заводим нормальное поле, чтобы фильтровать в Битрикс24.
• Лучше всего работает в паре с приёмкой с телефона: раскладка отдаёт складу поставки, приёмка их закрывает.

Частые вопросы

Что если счёт пришёл не от того поставщика?

Раскладка не делается, координатор получает одно уведомление о расхождении. Ничего не уезжает на склад молча.

Менеджер поменял состав сделки после заказа. Что будет?

Снятые позиции убираются из поставок, а то, что склад уже принял, не трогается. Дозаказ создаёт отдельную поставку.

Почему не кнопка, а автомат?

Кнопку у нас не нажимали, и склад стоял 9 дней. Автомат срабатывает на стадию, которую координатор и так ставит.